Vacature Office Manager VvE-Beheer (16-24 uur)

Zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt?
Ben jij iemand die energie krijgt van regelen, organiseren en ontzorgen? Houd je van afwisseling, neem je graag verantwoordelijkheid en zie je werk liggen voordat iemand erom vraagt? Dan maken we graag kennis met je.

Bij MZ Organisatie zoeken wij een enthousiaste en proactieve Office Manager Vereniging van Eigenaren (VvE)-beheer. In deze veelzijdige parttime functie ben jij een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Jij bent het aanspreekpunt op kantoor, houdt overzicht, denkt vooruit en ondersteunt collega's zodat zij hun werk optimaal kunnen doen.

Geen dag is hetzelfde. De ene dag organiseer je een vergadering, werk je notulen uit en beheer je agenda's. De volgende dag ondersteun je onze VvE-beheerders bij administratieve processen of zorg je dat alles op kantoor perfect geregeld is.

Over MZ Organisatie

MZ Organisatie is een betrokken en professioneel kantoor, gevestigd in Maasdijk. Wij zijn gespecialiseerd in het beheer van zakelijke VvE's, bedrijventerreinen en brancheverenigingen. Wij staan bekend om onze persoonlijke aanpak, korte lijnen en hoge mate van betrokkenheid bij onze opdrachtgevers.

Je komt terecht in een klein, ambitieus en groeiend team waar de lijnen kort zijn en de sfeer informeel is. We werken veel samen, helpen elkaar waar nodig en schakelen snel. Geen ingewikkelde structuur, maar een organisatie waarin je veel verantwoordelijkheid en vertrouwen krijgt. Jouw ideeën worden gewaardeerd en we vinden het belangrijk dat iedereen met plezier naar het werk komt en zich onderdeel voelt van het team.

Wat ga je doen?

Jij bent de spil van ons kantoor. Je houdt het overzicht en zorgt ervoor dat alles goed georganiseerd is. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Office management

• Zorgen voor een representatief en goed georganiseerd kantoor.
• Ontvangen van bezoekers en relaties.
• Beantwoorden van telefoon en beheren van de algemene mailbox.
• Opstellen, redigeren en verwerken van e-mails, brieven en andere correspondentie.
• Bestellen van kantoorbenodigdheden en regelen van facilitaire zaken. 

Organisatie- en managementondersteuning

• Beheren van agenda's en plannen van afspraken.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Uitwerken van notulen en bewaken van actiepunten.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor bestuurders en relaties.

Ondersteuning VvE-beheer

• Ondersteunen van onze VvE-beheerders bij administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Bijhouden van leden- en relatiegegevens.
• Verwerken van overdrachten van bedrijfsunits.
• Verzorgen van administratieve werkzaamheden richting de Kamer van Koophandel, Belastingdienst en het UBO-register.
• Ondersteunen bij onderhoudsprojecten, inspecties en andere VvE-gerelateerde trajecten. 

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een collega die graag verantwoordelijkheid neemt, vooruitdenkt en plezier haalt uit het ondersteunen van collega's en het organiseren van processen. Je houdt overzicht, werkt nauwkeurig en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden.

Ervaring met VvE-beheer is mooi meegenomen, maar zeker geen vereiste. Wij leren je graag de inhoud. Voor ons zijn jouw organisatietalent, initiatief en betrokkenheid veel belangrijker.

Je herkent jezelf in het volgende:

• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd.
• Je bent proactief en ziet werk liggen.
• Je kunt goed plannen en prioriteiten stellen.
• Je communiceert gemakkelijk zowel aan de telefoon als in e-mails en klantgericht.
• Je bent zelfstandig, maar werkt ook graag samen.
• Je blijft rustig wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen.
• Je bent energiek en positief ingesteld.

Daarnaast beschik je over:

• MBO-4 of HBO werk- en denkniveau.
• Bij voorkeur enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie als office manager.
• Goede kennis van Microsoft Office 365.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. 

Wat bieden wij?

Bij MZ Organisatie kom je te werken in een klein en betrokken team en krijg je veel vertrouwen. We houden van korte lijnen, persoonlijk contact en een informele werksfeer waarin iedereen elkaar helpt. Verder bieden wij:

• Een salaris van € 2.800,- tot € 3.700,- bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Een dienstverband van 16 tot 24 uur per week, met mogelijkheden om de uren in de toekomst uit te breiden.
• Flexibiliteit in werkdagen en werktijden.
• Deelname aan de pensioenregeling.
• Laptop en telefoon van de zaak.
• Toegang tot hoogwaardige fitnessfaciliteiten op onze locatie, omdat wij het belangrijk vinden dat je lekker in je vel zit.
• Volop ruimte om mee te groeien met onze organisatie en je vakkennis te ontwikkelen door middel van cursussen en opleidingen.

Enthousiast?

Lijkt het je leuk om een belangrijke rol te spelen binnen een groeiende organisatie waar geen dag hetzelfde is? Stuur dan je motivatie en cv naar [email protected].

Heb je eerst nog vragen? Bel of app gerust met Lonneke van der Zijpp via 06-57303174.

Wij kijken uit naar jouw reactie!